Електронна трудова книжка Україна: кому потрібно терміново оцифрувати документи до червня 2026 року

Автор: Іван Каменяш

Дата: 2 лютого 2026 року

Електронна трудова книжка Україна стає єдиним офіційним форматом обліку стажу вже з 10 червня 2026 року. До цієї дати в країні триває перехідний період, який дозволяє громадянам та роботодавцям перенести дані з паперових носіїв у цифровий реєстр.

Хоча закон не передбачає штрафів за відсутність цифрового запису, затримка може створити чимало клопоту при виході на відпочинок. Без електронних даних майбутньому пенсіонеру доведеться вручну доводити свій стаж, збираючи архівні довідки.

Чому важливо встигнути до дедлайну: думка юриста
Адвокатка Анна Даніель зазначає, що реформа спрямована на захист даних від втрати або знищення. Згідно із законом «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування», саме персоніфіковані дані ПФУ стають пріоритетними.

«Після завершення перехідного періоду основним джерелом підтвердження стажу стає саме електронний реєстр. Якщо дані відсутні, людині доведеться самостійно доводити стаж паперовими документами, що значно ускладнює процедуру», — пояснює юристка.

Головні переваги цифрового обліку для громадян:
Захист від втрати: Паперовий документ може згоріти або загубитися, цифрові дані зберігаються на захищених серверах.

Автоматична пенсія: Можливість виходу на пенсію без особистого візиту до сервісних центрів.

Контроль стажу: Ви бачите кожне нарахування та внесок роботодавця в режимі реального часу.

Доступність: Інформацію можна перевірити зі смартфона через портал ПФУ або застосунок Дія.

Як самостійно оцифрувати трудову книжку через портал ПФУ
Для тих, чиї дані ще не відображаються у реєстрі (особливо це стосується стажу до 2004 року), передбачена процедура самостійного подання скан-копій. Це можна зробити за декілька хвилин, маючи електронний підпис.

Покрокова інструкція з подання документів:
Авторизація: Зайдіть на вебпортал ПФУ за допомогою КЕП (ЕЦП) або через Дія.Підпис.

Вибір послуги: У меню «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».

Заповнення даних: Перевірте особисту інформацію та надайте згоду на обробку персональних даних.

Завантаження сканів: Додайте чіткі кольорові скан-копії всіх сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPG.

Підпис та відправка: Підпишіть заяву вашим КЕП та надішліть на розгляд.

Важливо: Скан-копії повинні бути якісними (300 dpi), містити всі підписи та печатки. Розмір одного файлу не має перевищувати 1 МБ.

Як перевірити, чи зараховано ваш стаж
Начальниця управління ПФУ Людмила Карпець нагадує, що стаж після 2004 року зазвичай підтягується автоматично через звітність ЄСВ. Проте помилки через людський фактор трапляються, тому аудит власної книжки є обов'язковим.

Особливу увагу слід приділити періодам роботи до 2004 року. Якщо вони не відображені у вкладці «Відцифрована ЕТК», ПФУ не врахує їх при автоматичному розрахунку виплат.

Якщо ваше підприємство залишилося на окупованій території або документи були знищені під час бойових дій, закон дозволяє підтверджувати стаж за допомогою показів свідків. Для цього необхідно звернутися до сервісного центру ПФУ з відповідною заявою.