Як написати діловий лист, який прочитають?

Як написати діловий лист, який прочитають?

Спілкування є важливою частиною будь-яких стосунків, будь-то дружні відносини чи партнерство компаній. Спілкування — це не лише розмови віч-на-віч, а й обмін повідомленнями та листами. Здавалось би, правила та загальноприйнятий етикет спілкування в мережі є однаковим для всіх випадків, однак у реальності це далеко не так. Приклад — ділове листування, де недопустимі жарти, перехід на «ти» та довільна форма викладу інформації.

У цій статті розповідаємо, що таке діловий лист, як його написати та яких вимог дотримуватись.



Крок 1. Визначаємо запит і ціль

Ділове листування — це обмін даними між особами (юридичними та фізичними) в електронному або паперовому форматі в межах їх ділових відносин. Перш ніж почати написання такого звернення, варто визначити, з якою метою формується лист:

• замовлення товару/послуг і встановлення контакту з постачальниками;
• угода про співпрацю та партнерство;
• інформування про зміни, ситуації, нові умови тощо;
• висловлювання претензій та скарг;
• прохання (надання знижки, зміни умов договору, допомоги тощо);
• пропозиції (щодо співпраці, наприклад);
• розв'язання конфліктних ситуацій;
• висловлення подяки, запрошення, привітання і так далі.

Від мети листування залежатиме формат і шаблон, які використовуватимете надалі при створенні листа. Для прикладу розглянемо варіант написання паперового ділового листа-запрошення на захід.

Крок 2. Формуємо шаблон
Ділові листи відрізняються від звичайних своєю шаблонністю, і стосується це не лише формулювань, а й загального вигляду листа: як правило, тут завжди присутня «шапка» з даними отримувача, дата відправлення та підписи сторін, заголовок і поважне звернення до адресата «Шановний/Шановна», а також всі необхідні деталі, які стосуються теми листа. Знайти шаблон можна в мережі або в ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів».

Приклад:

(Дата)

Шевченко О.С.

(індекс, місто, адреса)

Шановний Олександр Сергійович!

Запрошуємо Вас на корпоративний захід, присвячений святкуванню Нового 2025 року, який починається (дата) о 19.00 у готельному комплексі «N». У святковому концерті братиме участь симфонічний оркестр, а закриватиме вечір гурт «Антитіла» та співачка Jerry Heil. Оскільки ваше запрошення передбачає опцію «+1», ви можете запросити ще одну людину. Просимо якомога швидше надати відповідь та сповістити, чи зможете ви бути присутнім, адже кількість гостей заходу обмежена.

Електронна адреса: [email protected]
Телефони:
000 000 00 00
000 000 00 00

З повагою,
Керівник компанії «NNN»
(ПІБ керівника)

(підпис)




Крок 3. Дотримуємось стилю та етикету

Ділове листування повинно відбуватись за стандартами ділового етикету. Єдиних та загальноприйнятих правил не існує, однак на практиці розповсюдженими є такі принципи ділового спілкування:

• звернення на «Ви»;
• використання реквізитів і «шапки» листа;
• ніякої «води», художніх епітетів та емоцій;
• сухий та офіційний стиль написання;
• використання шаблонних фраз, кліше та мовних зворотів;
• чітке слідування темі листа;
• правильне використання термінів;
• відсутність помилок;
• ніяких жартів і сленгу, лише офіційна ділова мова;
• конкретні формулювання.
Наприклад, замість «Як щодо знижки? Ваш товар досить дорогий» варто писати «Розглянувши отриману пропозицію, ми проаналізували, що вона перевищує визначений нами бюджет. Ми готові співпрацювати за умови отримання знижки в розмірі 10% на всю продукцію, якщо це буде доцільним і вигідним для Вас».